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No.409_11 支部総会の案内状の準備状況について

(2022/09/18)

9月17日（土）に本年度の支部総会案内状の準備に取り掛かりました。20日ごろを目途に投函したいと考えています。お手元に届きましたら、10月11日（火）までに、連絡用ハガキ（返信ハガキ）をご投函いただきますよう、ご協力の程、よろしくお願い申し上げます。

 

さて、9月17日（土）は、朝から副支部長の下条さんと高野先生に、公立諏訪東京理科大学の飯田研究室にお手伝いに来ていただきました。下条さんには、本年度分の送付先のExcelファイルを作成してもらいました。午前中は、昨年度に作成した送付先をベースに、

  1. 昨年度の連絡用ハガキにもとづいて、どのように本年度分の送付先を確定するか。
  2. 本年度理窓会より送っていただいた最新の名簿ファイルをどのように活用するか。
  3. 次年度に継続するためにどのような作業工程にするか。

などを検討してもらいました。午後からは、実際に、昨年度の連絡用ハガキをもとに、新しい情報（案内状の送付の希望の有無など）をExcelに転記することからはじめ、vlookupなどのExcel関数を使いながら、最終的に本年度の送付先を確定してもらいました。ということで、郵送先はExcelファイル上で確定できました（465通）。下条さんには感謝です。

高野先生には、午後から、ハガキへの印鑑を押す作業をお願いしました。押印は、事務の住所と別納の２つです。500枚を作成していただきました。実際に作業をすると分かりますが、印鑑が曲がったりかすれたりと結構大変な作業です。昨年度は副支部長の氷鉋さんにお願いしましたが、最後は体調が悪くなってしまったようで申し訳ない感じでした。昨年度は氷鉋さん１名に送付先確定と印鑑を押す作業を両方お願いしました。今回は、２名の副支部長にお願いできましたので、とても助かりました。

私の方はと言いますと、まず事前に以下をしました：

  1. 理窓会本部に「最新の名簿」を送っていただく一連の作業。個人情報保護の観点から、厳重なやりとりになっています。
  2. 「（窓付き）封筒」と「連絡用ハガキ」の台紙（500通分）の購入。松本市まで車で往復しました。
  3. 「料金受取人払」の手続き。茅野市内の郵便局にて続きしました。実は、この手続に郵便局に行く時間がとれず、この連休中に投函できなくなってしまいました。ちなみに、すでに申請は済んでいます。
  4. 「振込用紙（青）」の入手（500枚）。４つの郵便局をまわって入手しました。

（※）ご参考まで　⇒　料金受取人払

準備日とした17日（土）は、連絡用ハガキの裏面の文章の作成と印刷（500枚）、振込用紙への印字印刷（500枚）を完成させました。残るは、

  1. 総会案内文の作成（今やっています！）
  2. 上記案内文を、郵送先を差し込み印刷しながらの印刷（500枚）。下条さんの送付先一覧が役立ちます！
  3. 上記印刷物を３つ折りにする作業。３つ折りにするための機械があります。１回に３枚程度ですが・・・。
  4. 郵便局より、受取人支払の確定のお知らせが届き次第、連絡用ハガキの表面の印刷（500通）
  5. 封書への詰め込み作業（500通分）。ここで高野先生にお願いした押印が役立ちます。
  6. 郵便局への投函作業。9月20日に郵便局から料金受取人払の確定のお知らせが届くと考えて、21日には投函したいと計画しています。

ただし、20日（火）は外部資金獲得のための申請書の締め切り日であること、21日（水）は会議が複数入っていること、22日（木）は大学でハラスメント研修会があるなど、なかなか郵便局に行く時間を取るのは難しそうです。別納なので、窓口に持参する必要がありますので、なんとか時間を見計らいながら作業を進めたいと思います。という状況なので、次年度はもっと多くの方にお手伝いいただけると助かります。

（※）一年に一度なので、備忘録のためにも、ここに書き留めました。次年度、きっと役立つと思います。

 

いずれにしましても、できるだけ投函締切り日（10月11日）の２週間前までにはお手元に届くように手配したいと思いますので、ご到着しましたら、早めのご返信をよろしくお願いします。前の投稿も修正しましたが、当日のマンパワーや混雑を避ける意味で、懇親会費も事前振込とさせていただきましたので、よろしくお願いします。その上で、私の方では、

  1. 連絡用ハガキの整理
  2. 年会費・懇親会費をお振込みいただいた方の整理
  3. ZOOMを希望される人への連絡の手配
  4. 会場との打ち合わせ

などの時間などが必要になります。手際よく進めるつもりなのでご心配無用ですが、できるだけ例外を作らないようにしていただけると大変助かります。

最後に、本年度の支部総会はハイブリッドを予定しています。ただし、以下のような状況になっています：

  1. 申し込みはGoogleフォーム限定としました。
  2. ZOOMによるオンラインはマンパワー不足のため、配信するだけにする予定です。
  3. 昨年度度と異なり、ZOOMの使い方や、当日接続できない方への対応もできません。
  4. さらに、万が一、配信できない可能性も否定できません。

申し訳ありませんが、こちらもご理解をいただきたく、よろしくお願いします。オンラインの対応は、諏訪東京理科大学から選出の代議員である　笠原君にお願いしたいと考えています。笠原君には、できる範囲で対応してもらうようお願いしたいと考えています（まだ依頼していない！）。

以上になります。コロナ感染症による影響はまだ続いていますが、先の時代を見据えて取り組んでいますので、ご理解とご協力のほど、よろしくお願いします。

飯田＠支部長