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No.512_12：総会案内状を送付する信州支部会員名簿の整理のご報告
(2023/12/11)
信州支部会員の皆様、
いつもお世話になります。支部長の飯田です。
12月10日に、副支部長（情報管理担当）と一緒に、これまで信州支部で保有してきた個人情報に関わる書類である「返信していだいたハガキ」を整理しましたので、ご報告いたします。平成27年度からのものになります。毎年整理してはいましたが、整理するためのルールが確立されていなかったことから、返信ハガキの情報を反映した名簿と送付時の名簿との間に多少齟齬が生じていました。今回は、これらを統合したことになります。副支部長として、情報管理担当を設けた成果と考えます。
つきましては、信州支部で保有する個人情報に関わる資料は以下になります：
- 信州支部総会資料を郵送するための名簿一覧
- 毎年理窓会より取り寄せる信州支部会員名簿（当該年度の前年度のみ：使用後処分）
- 返信ハガキ（該当年度のみ：年度内に処分）
上記について少々説明申し上げます：
１については、唯一の信州支部が管理する個人情報に関わる名簿になります。これを一元化し、これを毎年更新することとしました。案内状の送付を希望しない方などの情報も、こちらにストックされていくことになります。これにより、案内状を希望しないにも関わらず送られれてるということが極力なくなるようにします。ただし、「理窓会に会費を納入されている方」には、システム上、案内状を郵送することにしていますので、希望しなくても郵送されますので、ご容赦いただきたくよろしくお願い申し上げます。
（※）案内状はこちらのホームページでも公開しています。ご活用ください。
２については、「理窓会に会費を納入されている方」と「新卒者」などの情報を得ること、また、信州支部で保管する名簿の住所を刷新することを目的に取り寄せています。理窓会に正式な申請書を提出することでパソワード付きで送っていただき（ファイルサーバー経由）、使用後はこちらで処分するというルーチンになっています。本年度（2023年度）は、この情報をうまく入手できなかったため、不手際もあったかと思いますが、次年度からはこのルーチンを確立していきたいと考えています。申請する際に、必要な情報として会費納入状況を申請しなかったため、この情報が入手ができなかった次第です。この方法が良いかは検討中です。
3については、年会費納入者（総会の会場に来られなかった方）への資料送付を準備するタイミングで整理します。12月がこのタイミングになると思います。整理した後は、全て処分することとします（シュレッダーにかけてから廃棄）。宛先不明で返信されるものもありましたので、これもこのタイミングで整理していくこととします。これまで手元に残っていたハガキは、全て廃棄しました。また、これらの情報は理窓会本部と共有するものとします。
総会の案内状を希望する方は、ご連絡頂ければ名簿に記載しますので遠慮なく、ご連絡ください。案内状をお送りするタイミングで、Googleフォームでも募集しています。そちらもご活用ください。理窓会本部経由でも結構です。毎年、500通を目標にお送りするようにしています。現在は、450通程度の送付となっています。このホームページを活用することで郵送数は減ると考えますが、案内状には振込用紙を同封されていただいていますので、そちらをご活用いただけると幸いです。
（※）総会の案内状には、年会費を納入するための振込用紙が同封されています。しかし、これらをお受け取りになられても、必ずしも、年会費を納入いただく必要はありません。基本的に「つながる」ことを大切にしていますので、不要という場合以外はお受け取りいただけると幸いです。思い出したときや、気が向いたときに、総会にご参加いただけると幸いです。ちなみに、総会後の懇親会の参加費も、昨年度（2022年度）より3,000円としています（懇親会の参加費は毎年の役員会で決めています）。
信州支部では、支部規程により、理窓会本部への会費とは別に、信州支部に年会費1,000円を納入いただいた方が信州支部活動への参加者となっています。たとえば、年会費をお支払いいただいた方に受けて、６月（茶話会：ZOOM）と10月（支部総会：ハイブリッド）にイベントを企画しています。6月の茶話会は、新企画として本年度より始めたものです。まだ試行段階です。アイディアなどがありましたら、寄せていただけると幸いです。こちらで全て実施することは難しいですが、アイディアをお持ちで、取りまとめなどをしていただければ信州支部の企画として実施したいと思います。何かありましたら、総会などにご出席いただき、情報を交換していただけると幸いです（営利目的の企画などのジョイントはご遠慮させていただきます）。
引き続き、よろしくお願い申し上げます。
飯田